ميّز بين المعلومات المستخدمة لتقييم المنتج أو المورّد والسجلات المرتبطة بطلب وشحنة فعليين. وتوجّه الأمثلة أدناه النقاش؛ ويُؤكّد توفر المستند وانطباقه لكل طلب.
Loading page…
دعم الامتثال والتصدير · من قائمة التحقق إلى تسليم المستندات
اجمع قائمة متطلبات المشتري ومرجع المنتج ومتطلبات الوجهة ضمن مراجعة واحدة. واتفق على السجلات ذات الصلة وما يمكن توفيره والجهة المسؤولة عن كل خطوة.
ميّز بين المعلومات المستخدمة لتقييم المنتج أو المورّد والسجلات المرتبطة بطلب وشحنة فعليين. وتوجّه الأمثلة أدناه النقاش؛ ويُؤكّد توفر المستند وانطباقه لكل طلب.
قد يطلب فريقك مواصفات متفقًا عليها أو معلومات المكونات أو مسببات الحساسية أو سجلات تحليل ذات صلة أو نطاق شهادة. حدّد المشروب والسؤال الذي ينبغي للمستند الإجابة عنه.
قد تتعلق الطلبات بمعلومات الفاتورة والتعبئة أو مستندات المنشأ أو سجلات النقل للشحنة المتفق عليها. وتعتمد بعض السجلات على طلب أو تشغيلة محددة أو على إجراءات الجهة المصدرة.
أدرج أسماء المستندات وتنسيق المشتري والغرض المقصود، إلى جانب المنتج المختار والوجهة.
راجع صلة السجل والجهة المصدرة ومدى توفره وأي معلومات لا تزال مطلوبة.
أكّد من يُعدّ كل مستند ويراجعه ويرسله، إلى جانب التنسيق والتوقيت المطلوبين.
اربط مراجع المستندات وإصداراتها المتفق عليها بالطلب أو غرض المراجعة والأسئلة المفتوحة.
قد تختلف أدوار المصنّع والمشتري والمستورد ومزود الخدمات اللوجستية والمستشار المعين. استخدم مناقشة المشروع لتحديد المسؤول عن كل مهمة؛ فالجدول أدناه دليل تخطيطي وليس توزيعًا ثابتًا للمسؤوليات.
| المهمة | ما ينبغي الاتفاق عليه | المرجع الذي ينبغي الاحتفاظ به |
|---|---|---|
| الإعداد | من يوفّر السجل أو يتقدم بطلب إلى الجهة المصدرة؟ | اسم المستند ومرجع المنتج أو الطلب |
| المراجعة | من يتحقق من المحتوى والنطاق والتنسيق الذي طلبه المشتري؟ | الإصدار المنطبق وتعليقات المراجعة |
| الإرسال | من يرسل السجل إلى المشتري أو الناقل أو المستلم المعني؟ | المستلم والتنسيق والتاريخ المطلوب |
| الاحتفاظ | من يحتفظ بالإصدار المتفق عليه ويتابع النقاط المفتوحة؟ | المرجع النهائي والأسئلة المعلقة |
أدرج مرجع المشروب، وعند الحاجة سياق التشغيلة أو الطلب أو الشحنة.
اذكر بلد الوجهة وحدّد المشتري أو المستورد أو الفريق الذي يطلب السجل.
قدّم الاسم الدقيق للمستند والغرض من استخدامه وأي قائمة متطلبات أو تنسيق مطلوب.
اذكر التاريخ المطلوب وأشر إلى المعلومات التي لم تُؤكّد بعد.
شارك قائمة المستندات وسياق المشروع. ويمكن للفريق مراجعة السجلات ذات الصلة وتحديد النقاط المفتوحة ومناقشة الخطوات التالية معك.
قد تتوفر بعض معلومات مراجعة المورّد مسبقًا. أما السجلات الخاصة بتشغيلة أو طلب أو شحنة فتحتاج إلى السياق ذي الصلة. اذكر غرض المراجعة كي يتسنى تقييم الطلب.
قدّم القائمة مع المنتج المختار والوجهة والغرض. ويمكن للمراجعة تحديد السجلات المنطبقة ومتطلبات الإصدار والنقاط غير المحسومة.
يعتمد توفرها على المنتج والوجهة ومتطلبات الإصدار المنطبقة. اطلبها تحديدًا كي تتم مراجعة النطاق والإجراء.
لا. يعتمد التخليص على المتطلبات المنطبقة ومراجعة الأطراف والسلطات المعنية. وينبغي تنسيق إعداد المستندات مع المستورد المسؤول ومستشاريه.
حدّد التغيير واطلب مراجعة السجلات والإصدارات والمسؤوليات المتأثرة قبل إعادة استخدام خطة مستندات سابقة.